Onlangs in het nieuws:

“Wederom vertraging en forse kostenoverschrijdingen bij de realisatie van de zeesluis IJmuiden”

De uitvoering van een project verloopt nagenoeg nooit geheel volgens plan.

De betrokken concerns moeten wederom forse verliezen incasseren.

Uiteraard is de omvang van dit project niet vergelijkbaar met die van een gemiddeld project van een ZZP’er. Desalniettemin is het voor een ZZP’er evenals voor een groot concern belangrijk dat de voortgang van projecten continu wordt bewaakt en dat er bij eventuele afwijkingen tijdig wordt bijgestuurd

Niemand zit te wachten op projectverliezen en een hardwerkende ZZP’er al helemaal niet!

Dat is helder, maar hoe pakt een ZZP’er dit nu het beste aan?

Er zijn hele bibliotheken volgeschreven over projectmanagement en het beheersen van projecten tijdens de uitvoeringsfase. De beschreven methodieken zijn voornamelijk geschikt voor omvangrijke en complexe projecten met veel stakeholders, zoals bijvoorbeeld het project zeesluis IJmuiden.

Basisprincipes projectbeheersing

Enkele basisprincipe kunnen we echter wel overnemen uit deze methodieken en toepassen op kleinere ZZP projecten:

• Vooraf bepalen van een duidelijke afgebakende scope. Welke werkzaamheden zijn noodzakelijk voor een tijdige en complete oplevering van het project.
• Opstellen van een planning. Voor een gemiddeld ZZP-er project volstaat meestal de startdatum,  overeengekomen opleverdatum en eventueel belangrijke mijlpalen binnen het project.
• Opstellen van een kostenraming bestaande uit benodigde ureninzet, overige kosten en eventueel onderaanneming.
• Gedurende de uitvoering van het project bijhouden van scopewijzigingen.

De eerste drie punten worden in volgende blogs behandeld. In deze blog wordt nader gekeken naar punt vier het bijhouden van scopewijzigingen.

Wat is de scope van een project?

De scope van een project bestaat uit het werk dat moet worden gerealiseerd om het project conform de overeenkomst met de opdrachtgever binnen het gestelde budget en de planning te voltooien.

De scope vormt dus de afbakening van een project en is de term waarmee de aard en omvang van het project wordt aangeduid.

Wat is een scopewijziging?

Van een scopewijziging is sprake wanneer de aard en/of omvang van de te verrichten werkzaamheden na de wijziging afwijkt van hetgeen als scope is vastgelegd.

Een scopewijziging leidt niet per definitie tot meer of minderwerk. Indien een scopewijziging voor wat betreft extra benodigde inzet door de opdrachtnemer gering is kan deze besluiten geen extra kosten te claimen bij de opdrachtgever. Dit kan worden gezien als een geste in het kader van bijvoorbeeld klantbinding. Een klant die om de haverklap wordt geconfronteerd met meerwerkkosten zal waarschijnlijk niet snel terugkomen.

Is de scopewijziging substantieel dan kan eventueel meerwerk worden voorgelegd aan de opdrachtgever.

Een concreet voorbeeld

Een schilder neemt een klus aan zijnde het schilderen van een woning.

De scope van het project bestaat uit schilderen:

• Buitendeur (2x)
• Raamkozijnen (7x)
• Overstek dakgoten rondom de woning

Gedurende de uitvoering van het project vraagt de opdrachtgever of de schilder een klein stukje van een dorpel kan meenemen.

Dit valt strikt gezien niet onder de oorspronkelijke scope en wordt dus geregistreerd in het scopewijziging register. Omdat het extra werk gemoeid met deze wijziging gering is besluit de schilder uiteindelijk geen meerwerk voor te leggen aan de opdrachtgever. Bij meerdere verzoeken en daarmee een substantiële wijziging was dit waarschijnlijk wel het geval geweest.

Het bijhouden van scopewijzigingen hoe marginaal ook kost relatief weinig tijd en heeft grote voordelen:

• Het maakt de afweging om meerwerk te claimen bij de opdrachtgever transparant en eenvoudig.
• Het voorkomt onduidelijkheid bij de uiteindelijke afrekening van het project.

Scopewijziging register gekoppeld aan de projectadministratie

In NubioN is het scopewijziging register en het bijbehorende proces geïntegreerd in de boekhouding.

Scopewijzigingen binnen een project kunnen snel, eenvoudig en efficiënt worden bijgehouden en indien gewenst met een druk op de knop ter bevestiging worden gemaild aan de klant.

Volledig overeenkomstig onze bedrijfsfilosofie: met minimale administratieve inspanning een maximaal resultaat!